Word宏:自动化文档的四个例子

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使用这些分步说明将复杂的过程变成一键式的奇迹。

Word宏是一个一键式的奇迹,它可以让你编程复杂的过程,在你的出价时启动。这里有几个例子让你开始。一个创建公司信头;第二个插入预先格式化的表格;第三个定义和设计自定义书籍格式。

注意:您将看到一些带有按键字符串的指令,这些指令是用于重新定位光标的宏指令。一定要照原样抄写。

B、 在“录制宏”对话框中,输入宏名称和说明。请遵循以下名称规则:

宏名必须以字母开头并使用字母或数字。不能使用空格、非字母数字字符或句点。

宏名称最多可包含80个字符

宏名不能与程序的保留命令或关键字(如打印、保存、复制、粘贴)冲突。

描述只是总结宏功能的注释。

C、 对于“将宏存储在”字段,请选择“所有文档”以在所有Word文档中运行此宏,或者选择当前文档(按文件名显示)以仅在当前文档中使用此宏。单击“确定”。

D、 接下来,在“将宏分配给”面板中,单击用于访问和运行宏的方法的按钮或键盘(快捷方式)。

注意:大多数快捷键已被系统使用。即使您可以覆盖其中许多快捷方式,但将宏附加到按钮上要容易得多。

设置Word宏。

步骤2:将宏按钮添加到快速访问工具栏

A、 单击按钮,将打开“Word选项/自定义快速访问工具栏”屏幕。在该屏幕上,找到宏,选择/突出显示它,然后单击“添加”。Word将宏从左侧宏面板复制到右侧快速访问工具栏面板。

B、 单击“修改”,选择表示宏按钮的图标,然后单击“确定”。

C、 完成后,再次单击“确定”退出。

将宏按钮添加到快速访问工具栏。

步骤3:记录宏

输入要宏记录的击键。(见下面的“A”。)

步骤4:停止录制

完成后,再次选择“视图”选项卡,然后单击“停止录制”。(请参见下面的“B”。)

注意:注意您的自定义宏按钮出现在快速访问工具栏上。要再次运行宏,只需单击此按钮。

如何录制宏,然后停止宏。

三个简单快捷的宏

宏1:公司信头

大多数公司都用印刷信笺换成了数字信笺。花一点时间来录制这个宏,您就可以在一秒钟内将信头放到文档上。

重复上述步骤1和2。将宏命名为branchhesletthead(在本例中)。然后,对于步骤3(宏正在运行),请遵循以下宏说明:

A、 从“插入”选项卡中,选择“图片”。导航到包含公司徽标的文件夹,选择该图像,然后单击“插入”。

B、 在“布局选项”对话框中,选择一个文字环绕选项,然后关闭该对话框。按Esc键取消选择图形,然后按一次End键和一次Tab键。

记录创建公司信头的宏。

C、 输入公司名称:Branchs,Inc.突出显示该名称。单击字体组中的下拉列表;选择字体和字体大小。按结束键一次,然后按回车键三次。接下来,按向上箭头两次,然后按Shift+Down和Down(按住Shift键,同时按向下箭头键两次)。

D、 选择一种字体(在本例中,我选择的是无衬线字体,如Arial或Helvetica),选择大小(本例中为11点),然后按一次Home键和两次Tab键。

E、 输入地址信息,然后按回车键三次。

F、 在主菜单中,单击“插入”>“文本”,然后单击“插入日期和时间”按钮。从“日期和时间”对话框中选择日期格式,选中“自动更新”框,然后单击“确定”。

G、 突出显示并将日期和时间字体更改为公司的标准文档字体。

H、 最后,突出显示分支中的字母“B”,并将字体大小增加到60。

一、 从上面的步骤4中,再次选择“视图”选项卡,然后单击“停止录制”。

现在,任何时候你需要信头,只要点击快速访问工具栏上的BranchesLetterhead宏按钮。

记录创建公司信头的宏,继续。

宏2插入预先设计的表

我的朋友Carrie创建了一个每周报告,其中包括一个包含特定度量值、列、行和标题的表。她过去常常将自己创建的表格模板复制粘贴到每个新文档中,但它总是不一致和失真的。表宏是更好的解决方案。

重复上述步骤1和2。命名宏(对于本例,为CorpRptTable)。然后,对于步骤3(宏正在运行),请遵循以下宏说明:

A、 在“插入”选项卡中,单击“表”。

B、 在“插入表”对话框中,将光标水平滑动到网格上以选择所需的列数,然后向下滑动以选择行。当网格大小正确时,单击鼠标。

C、 在第一行输入以下标题:参与者、职业、位置、项目和捐赠。

D、 当光标仍位于第5列第1行“捐赠”一词的末尾时:按住Ctrl和Shift键,然后按左箭头键五次。

E、 在第一行突出显示的情况下,转到“开始”选项卡并单击“段落组”。单击“居中对齐文本”图标,然后在“字体”组中单击“粗体”。单击左箭头光标键一次,将光标重新定位到单元格A1中。

注意:当光标位于表内的任何位置时,功能区将显示一个名为“表工具设计”和“表工具布局”的新选项卡集。

F、 在光标仍在A1中的情况下,选择“表格工具”>“布局”。在“单元格大小”组中,单击“表格列宽”按钮,然后单击箭头以向上或向下调整列宽。将第一列设置为1.2英寸。按Tab键一次,然后按左箭头将光标重新定位到下一列中。

注意:如果列标题突出显示,则新列宽仅影响该单行。

G、 将光标放在O占用前的第二列,转到“表格工具”,单击“布局”>“单元格大小”组,然后设置“表格列宽”>“1.2英寸”。

H、 将其余列调整为以下设置:位置1.7英寸、项目1.5英寸和捐赠1.0英寸。

我按Ctrl+End将光标重新定位到表的外部和下方,然后键入:图1。

J、 从上面的步骤4中,再次选择“视图”选项卡,然后单击“停止录制”。

记录插入预先设计的表的宏。

宏3创建自定义图书格式

如果创建内部出版物,请创建一个宏,为每个出版物设置自定义格式。实际上,您可以只创建一个格式,然后编辑该格式并重新保存以适应各个格式。

重复上述步骤1和2。将宏命名为book8x5格式(本例)。然后,对于步骤3(宏正在运行),请遵循以下宏说明:

A、 在“页面布局”选项卡中,单击“页面设置”>“大小”。

B、 从下拉菜单中选择更多纸张尺寸。

C、 在“页面设置”对话框中,选择“纸张”选项卡,单击“纸张大小”,然后从下拉列表中选择“自定义”。

D、 输入5.5英寸的宽度和8.5英寸的高度,然后单击“确定”。

E、 再次从“页面布局”选项卡的“页面设置”组中,单击“边距”按钮。

F、 从下拉列表中选择“自定义边距”。

G、 在“页面设置”对话框中,选择“页边距”选项卡。

注意:必须先调整页面设置,选择多个页面,因为此设置会更改页边距字段。

H、 从“多页”中,从下拉列表中选择“正常”。选择“全部”作为“每张小册子的页数”。

一、 输入边距:Top=1,Bottom=1,Left=.5,Right=.5,Gutter=.3,Gutter Position=Left。

J、 选择“纵向”作为“方向”,然后单击“确定”。

注意:预览窗格中的图像显示带有边距和檐沟的此布局。

录制创建自定义图书格式的宏。

K、 接下来,选择页面布局选项卡下的段落。单击“缩进和间距”选项卡。

五十、 在“常规”面板中,选择“对齐=两端对齐;大纲级别=正文”。

M、 在缩进面板中,选择Left=0;Right=0;Special=First Line;By=.25。

N、 在“间距”面板中,选择“Before=0;After=0;Line Spacing=Multiple;At=1.25”。然后单击“确定”。

O、 输入一段左右的通用文本。单击鼠标右键,然后从弹出式关联菜单中选择“样式”。在“样式”对话框中,从列表中选择公司的样式表(CorpStyle)。

注意:如果您的公司没有样式表,请选择“正常”。完成此宏后,请随意阅读我们的如何创建样式表。

自定义书籍格式的缩进、间距和样式。

P、 接下来,选择“插入”选项卡,并转到页眉页脚组。单击页眉按钮并从列表中选择样式,然后输入页眉文本。

注意:注意页眉页脚设计菜单出现。

Q、 在“选项”组中,选中不同奇偶页的复选框。右键单击上下文菜单,选择“段落”,然后选择“对齐方式:右”(对于奇数页标题)。下一步,向下滚动到页脚部分:单击鼠标右键,选择“页码”>“页底”>“页码3(右对齐位置)”。

R、 插入分页符,然后重复上面的P和Q步骤,将页眉和页脚添加到偶数页。

S、 从上面的步骤4中,再次选择“视图”选项卡,然后单击“停止录制”。

自定义图书格式的页眉、页脚和页面。

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