收据银行评论与评级

还记得纸工艺的旧时代吗?如今的费用跟踪软件包似乎模仿了这些技术。那时,我们要装满装满收据的信封,然后将其与电子表格样式的报告结合起来,详细说明我们如何使用公司的钱。部门经理签字后,让会计部门检查每张收据上的说明是否令人满意,反之亦然。收据银行(单用户起价为每月14.99美元)采用略有不同的方法,这可能适合某些小型企业。它可以有效地响应个人收据,而不是正式的“报告”。它允许被授予“批准者”身份的任何人都可以退款。而且,它在很大程度上依赖与第三方应用程序(尤其是基于云的会计应用程序)的集成来执行繁重的后端工作。尽管如果您正在寻找更传统的顶线费用管理,请查看我们的编辑选择,立即认证,Rydoo和Expensify。

收据银行的付款方案不是像Expensify那样对每个活跃用户收费,而是根据每月处理的项目数计算。 想要跟踪费用的独奏企业家每月可以以$ 14.99的价格开始处理50件商品,$ 29.99的商品为100件商品,或$ 44.99的商品为150件商品,而最高价格为202.49美元的675件商品。 拥有一个以上用户的企业每月要为处理的50个项目支付25美元,为100个项目支付40美元,为150个项目支付55美元,为675个项目支付最高220美元。

但是,这些数字是连续三个月的平均值,因此您可以在9月安排繁重的旅行计划,然后有两个月的空闲时间,而不必例如因召开一次年度会议而进行升级。 这些订阅都包括自动光学字符识别(OCR)收据扫描,256位安全套接字层(SSL)安全性(这意味着,如果从道路上提交收据,则用户可能会放弃使用虚拟专用网(VPN)), 与在线会计应用程序(包括Intuit QuickBooks)集成,以及与独立组织(通常是公司的小型企业会计或簿记员)进行数据共享。

还有其他任何服务都无法提供的服务:为自雇工人提供的服务,如果每月扫描10张收据扫描,则是免费的。 否则,每月扫描50次的费用为24.99美元,超过50次扫描的费用为每年49.99美元。 不幸的是,没有免费会员资格,但是单用户计划提供14天的免费试用期。 因为我想测试批准过程,所以我请求并获得了多用户版本的免费试用版。

与其他费用应用程序一样,您可以使用移动应用程序,Web浏览器上载,通过将电子邮件转发给每个员工的专用ID或通过公司或个人信用卡同步,将数据输入到收据银行。 它也有几种独立的方式将数据输入系统。 收据银行可以从PayPal或Dropbox导入收据和发票。 后者特别酷:员工可以将收据放入专用的Dropbox文件夹中,收据银行每24小时从中提取文件。 处理完收据后,它将收据移至另一个专用文件夹。

Receipt Bank的移动应用程序在易用性部门中显然是赢家,它真正减少了员工花在数据输入上的麻烦时间。 您拍了一张收据的照片,单击“提交以供处理”,过一会儿,已解析的数据就会显示出来,供您仔细检查并发送给批准人。 我们在其他地方都看不到一个非常好的省时功能:您可以将相机设置为拍摄几张收据,一张一张接一张地拍摄,或者一张收据超过一页的收据。 收据银行会尽力确定交易日期,货币,税金,供应商和类别。 如果它识别出用于交易的信用卡,则会将记录与您的会计应用程序同步,因此您不必两次输入项目。

另一方面,没有某种收据就无法手动输入费用吗? 例如,这可能是您要花给酒店客房管家的小费的一个问题。 当被问到时,公司代表建议添加手写笔记。

OCR流程花费的时间比我们希望的要长一些。 在测试中,虽然我们没有使用计时器,但似乎要花费大约一个小时。 但是,收据银行值得等待。 它甚至可以将故意草率的手写笔迹转换为准确的文本,表现非常出色。 当我们从布达佩斯旅行将Uber收据转发到个人电子邮件地址时,收据银行正确地扫描了匈牙利福林的费用,执行了货币交易,并将美元记录在费用字段中。 另一个优点:您可以根据需要将组合发票(例如酒店帐单)轻松拆分为单个订单项。

也可以捕获和管理更多信息。 其中:您可以为特定供应商创建规则,始终将其交易分配给特定类别或客户。 您可以分摊费用。 您还可以将个人费用数据导出到PDF或电子表格,例如Microsoft Excel。 网站的仪表板显示项目和使用情况摘要。 收件箱显示未清收据,可以选择包括类别,客户或项目名称。 在一个屏幕上,您可以同时编辑多个项目,然后再将它们添加到报告中并提交审批。

收据银行具有三个用户级别:管理员,费用批准人和基本用户。 管理员设置公司规则和策略,并有权访问整个收件箱。 批准者的角色略有不同:他们不能更改帐户设置,但是任何批准者都可以在没有正式层次结构的情况下签署任何提交者的报告。 该公司计划在今年秋天的某个时候引进多个批准人。

这三个级别也意味着收据银行的批准方法与我们使用的其他方法不同。 建议批准者等待多少项目。 作为批准者,您可以单击项目本身以查看更多详细信息,包括收据的照片。 批准完全是手动的。 如果您看到不喜欢的东西,可以单击商品前面的小标志图标。 您也可以留下笔记。 但是无法自动标记违反政策的方法,将有问题的条目发送回员工的唯一方法是使用有点晦涩的电子邮件功能将条目的CSV或PDF副本发送回去。

另外,收据银行不要求用户依赖费用报告。 用户不必提交或创建“纽约之行”收藏集; 办公室管理员可以代表他们将收据分配给报告。 您还可以授予您的会计师或簿记员访问权限,以便从您的帐户添加新项目,编辑项目,提取或推送数据。

设置很容易:“首选项”区域使您既可以维护个人设置,也可以维护用户的设置。 有趣的是,当您添加用户时,您(而非用户)会提供一个密码(建议您输入一个密码),然后将其通过电子邮件发送给用户。

回执银行的真正亮点在于它与记帐程序的集成,从它支持的数量开始:Xero,Intuit QuickBooks和FreshBooks,FreeAgent,KashFlow,Twinfield,Sage One和Sage 50。 一次编程。 当我将系统与FreshBooks帐户集成在一起时,它将显示所有使用的类别以及项目名称和客户。 然后,它依靠外部应用程序来完成从费用报销到应付账款到报告趋势的所有事务。 您无法即时添加新类别或项目。 相反,您必须转到FreshBooks(或您使用的任何系统),在其中添加它们,然后重新同步。

尽管我们喜欢收据银行引入会计类别这一事实,但我们对它的呈现方式确实有些疑问。 我们确信会计专业人士会喜欢按总帐编号(0030餐食和娱乐)列出的软件列表类别,但是,从用户的角度来看,我们更喜欢按字母顺序排列的组织(而不是滚动浏览所有数字)或其他查找方式 选项(例如“在旅途中我可以选择哪些类别?”)。

还有其他一些问题使收据银行与其他银行有所区别。 例如,虽然该软件标记了某些问题,例如提交不完整,但它不会自动标记违反策略的行为。 另外,有一个假设是批准(或拒绝)将来自会计而不是最初的批准人。 开始工作时,需要做的第一件事就是将收据银行与会计程序集成在一起。

收据银行的帮助功能非常出色。 如果单击每个页面右下角的“帮助”按钮,它将显示多个相关主题或让您键入问题。 一般帮助中心提供了广泛的答案和操作方法。 还有各种基于视频的培训课程。

收据银行无法按预期方式进行所有操作。 具有强大实力的企业“我们就是这样!” 某些事情可能会推迟思维定势,例如扁平化的审批层次结构(有时会令人困惑)。 此外,诸如无法在没有收据的情况下产生费用或退回有问题的费用以进行更正之类的怪癖可能会使事情变得更加尴尬。 否则,它就接近顶级系统,例如我们的编辑选择奖工具Certify和Rydoo。

底线:尽管某些客户可能需要一些时间来适应其流程,但是收据银行通过最小化数据输入来简化费用跟踪流程。

发表评论

:?: :razz: :sad: :evil: :!: :smile: :oops: :grin: :eek: :shock: :???: :cool: :lol: :mad: :twisted: :roll: :wink: :idea: :arrow: :neutral: :cry: :mrgreen: