ExpensePoint评论与评分

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任何要在费用报告空间中使用的软件都必须服务于两个用户社区:管理公司资金的管理员和会计师,以及希望为代表公司布置的资金获得报酬的员工。 理想情况下,两种用户类型都很高兴,但是当需求冲突时,管理员通常会获胜。 毕竟,他们是选择软件的人。 这是一个长篇大论的说法,ExpensePoint(每月起价为7.50美元)可能会使豆类计数器像一只快乐的小狗一样被腹部摩擦。

但是,从用户的角度来看,这意味着那些不幸的路途战士试图将他们的各种晚餐收据凑在一起,并进行OCR处理,因此ExpensePoint并不是我们在本综述中看到的最友好的应用程序。 这使其落后于我们的编辑选择奖获得者Certify和Rydoo。

ExpensePoint给您带来很多实惠。 它的价格为每位用户每月7.50美元,而其他功能不需要复杂的订阅级别。 通过所有订阅,您可以使用移动应用程序,信用卡导入和扫描的图像以及完整的批准工作流(用户,批准者和管理员)来捕获收入和其他费用。

使用15天免费试用很容易进行试验; 通过简单易学的教程,您将逐步了解基本功能。 但是,一旦您更多地参与其中,就可以期望公司进行更多的一对一互动。 虽然该应用程序具有通用性,但ExpensePoint员工可以自定义每个客户的总分类帐代码和类别,还可以为客户提供管理员培训; 这使其与企业资源计划(ERP)应用程序非常相似,在该应用程序中,售后,增值服务可能成为一项需求,从而可能增加您的总拥有成本。

与本综述中的大多数应用程序一样,从移动应用程序,Web浏览器界面和公司信用卡数据流开始,您有几种将收据放入ExpensePoint的方法。 ExpensePoint还具有Windows桌面应用程序,您可以脱机访问(例如,乘飞机旅行),然后在以后与云同步数据。 而且ExpensePoint甚至允许您使用带有条形码的专用封面传真收据。 这是出色的功能,尽管其接口有些难以掌握,甚至比具有自己的问题的Expensify更难掌握。

与大多数竞争对手不同,除了ExpensePath,ExpensePoint不会使用光学字符识别(OCR)来读取收据。 取而代之的是,它使用一种称为“收据阅读器”的功能,该功能采用“实时人类字符识别”功能,即传送,收据上的供应商,日期和总计被真实的人阅读,然后填充到适当的字段中。 出人意料的是,这比使用诸如Certify之类的使用OCR的产品花费的时间并不长,尽管该过程可能会感到有些尴尬且可能具有侵入性。 收到已读回执的通知后,您可以将其分配给报告,然后填写所有其他必填字段,其中可能包括GL代码,一个可能混淆客户或操作的项目。 从那里,您可以提交报告。

关于ExpensePoint,我非常喜欢一些东西,足以使这些解决方案值得一看。 例如,当您创建里程费用时,可以输入起始地址和结束地址。 ExpensePoint根据Google地图计算里程,并显示地图图像作为文档。 它可以采用不同的每英里成本(因为法国的汽油成本比美国高)。 在记住您以前的支出使用的设置时,它也做得很好,因此您不必再次告诉软件“万豪”应归入酒店旅行类别。 费用可以与项目或客户相关联。 您也可以分摊费用,从酒店费用中扣除客房服务费。 而且,使用移动应用程序将费用收据与从公司信用卡中提取的信息进行匹配比以往更加容易。

此外,审批者可以从台式机或移动客户端签署费用报告,而无需访问网站。 如果老板在路上,那可以加快报销速度。 仪表板显示按月和类别的未决费用报告以及支出趋势。 管理员可以选择在用户的仪表板上显示哪些真正有用的操作视频,这可以最大程度地减少花在弄清楚如何分摊费用上的时间。

虽然其他应用可以对员工可用于租车的金额提供一定程度的控制权(例如,Zoho Expense允许您将上限设置为$ 1,000),但ExpensePoint可以走得更远。 每个类别可以具有与之关联的唯一字段标签(例如,需要项目名称或参与者列表); 它还可以确定预先批准的供应商(迫使员工解释为什么他选择Sixt而不是Hertz)或限制哪些员工组可以承担这样的费用(清洁工为什么要租车?)。 而且,与所有其他应用程序一样,字段可能会被标记为必填项,因此除非填写了费用报告,否则无法提交费用报告。

支付类型也有很多粒度:公司信用卡(公司付账单或员工付账并获得报销),员工已付,员工要偿还公司,预付现金或每日津贴。 ExpensePoint还高度了解国际问题,例如区域税收结构和货币换算。 与其他应用程序相比,它具有更多的安全控件,例如能够每隔n天强制更改一次密码或拒绝重复使用密码的功能。

我查看过的所有费用报告管理软件都可以将数据保存或导出到CSV文件,但是很难想象有比ExpensePoint更加强大的自定义数据导出方法。 例如,对于您创建的每个模板,您可以告诉ExpensePoint重命名字段或控制数据的显示顺序,所有这些都将使导入到您选择的会计系统中更加容易。

ExpensePoint没有与Intuit QuickBooks或任何其他标准记帐程序的标准集成。 取而代之的是,该公司使用的自动化管理器可以自动将数据导出到公司的会计系统,这几乎一样好。 即使没有专用的集成桥,您也可以使用自动票据交换所(ACH)批处理程序从软件中补偿员工,该处理器将从公司帐户中汇出资金并将其存入员工的帐户中(通常在三天内)。 到ExpensePoint)。 尽管如此,尽管这意味着报销将很快进行,但仍使您的会计人员可以手动进行后端数据导入。

不过,当您探索ExpensePoint内置的30多种可自定义报告时,您可以原谅这些弱点,其中包括图表和过滤器,从批准账龄报告到信用卡付款分析。 他们非常令人印象深刻。

ExpensePoint主要针对会计部门构建,尽管自上次审核以来已对其进行了调整,以使其对最终用户更加友好,但它仍然有些令人生畏。 它为需要跟踪费用的人员提供了惊人的信息,包括按类别进行的详细自定义和控制以及分析报告之间的费用,而ExpensePoint的成本却不比其基本功能竞争对手高。 如果有点笨拙,这是一个有趣的人类字符识别过程; 一旦得到解决,并且使日常用户的界面变得更简单,便可以与“编辑选择”工具“证明”和“补偿”竞争。

底线:ExpensePoint绝对是在考虑会计的基础上构建的,而不是用户试图快速捕获费用信息的基础。 但是对于有共同点的组织,此应用程序可提供出色的报告和精细的策略管理

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